Estructura de S.I.G . Administración de la Relación con el Cliente del CCEP

Fuente: Imagen basada de https://www.slideserve.com/keelia/sistema-de-informaci-n-gerencial-unidad-iii-ii-clase-2008

Con esta estructura se pretende:

Presidente de la Junta Directiva

Representar a la Asociación, en cuantos actos, acciones o gestiones sea necesario, figurando a la cabeza de cualquier representación de la misma. De igual manera, supervisar y direccionar al gerente para que continué con las estrategias organizacionales, para el logro contínuo de la calidad en la atención y servicio al cliente interno y externo y de esta manera evitar insatisfacción y disminución en ventas , como también, contratiempos en ningún proceso administrativo y operativo. 

Gerente 

Controlará, planificará y organizará la empresa. Coordinara a las personas para poder lograr el cumplimento de cada uno de los objetivos planteados en el servicio y atención al cliente, como también realiza frecuentes seguimientos, evaluaciones y planes de mejora, para evitar incurrir en errores o fracasos en el proceso ejecutado.

Dirección administrativa - Coordinación de Talento Humano 

Coordinación, supervisión y control establecido para el cumplimiento de las políticas y lineamientos organizacionales que rigen la calidad en la atención y servicio al cliente interno y externo del CCEP. 

Responsabilizar todos los cargos administrativos  y de esta manera tener mayor control, responsabilidad y compromiso  en brindar la mejor atención a los clientes.

Conseguir decisiones con una coordinación fluida y consistencia en las actuaciones de atención eficaz. Esto con el fin de fortalecer en el personal, la atención y servicio al cliente, como también, ofrecer un proceso con calidad y total ética en el manejo de la información del personal que ingresa al CCEP.

Verificación de la plataforma Nautillus, como también establecer reuniones cada mes, para evaluar las estadísticas , informes de los procesos ejecutados en las dependencias. Como también,identificar las debilidades y plantear acciones de mejora, para seguir atrayendo clientes a nuestro Club privado.

Coordinación de Operaciones - Servicio al cliente

Control y manejo de la información que llega a los distintos puntos de porterías del CCEP, oficinas, para de esta manera recepcionar la información y datos de los clientes internos y externos en físico y digital, tabularla y brindar resultados estadísticos de los clientes que ingresan al CCEP.

Además, la Coordinadora de Servicio al cliente se encarga de recepcionar los PQR, para direccionarlos al área competente y de forma eficaz, dar una pronta solución, en pro de la resolución de conflictos, calidad del servicio y satisfacción del cliente.

Las siguientes oficinas  se brinda atención al cliente y de igual manera, se direccionan quejas o reclamos:

-Tesorería.
-Contabilidad.
-Compras.
-Facturación
-Interventoría de Obras.
-Dirección de mantenimiento y servicios generales.
-Coordinación de Talento Humano.
-Enfermería
-Área de Golf.
-Área de tennis.
-Lago Mayor.
-Sede Social.

Cabe resaltar el trabajo en equipo de las áreas, para dar una solución viable, significativa y que no ocasionen pérdidas económicas.

Gestionar los riesgos, crear y comunicar estrategias para hacer cumplir las políticas de atención al cliente.

Encargados de elaborar los informes estadísticos para presentar a Gerencia, Dirección administrativa y Coordinación de Talento Humano.

Auxiliares administrativos,-secretarias- recepcionistas 

-Iniciar contacto.

-Registro de la persona en la base de datos Nautillus.

-Registro en formato físico la autorización del tratamiento de datos personales con su respectiva firma.

-Clasificación del perfil de cada cliente, registrado en el software Nautillus. Seguidamente se remite la información a coordinación de operaciones y servicio al cliente.

-Brindar la orientación necesaria para aclarar dudas.

-Ofrecer los servicios con empoderamiento y experiencia.

-Satisfacer al cliente en su solicitud o pedido.

-Finalizar la atención.

 Fuente: Procesos estratégicos CCEP. www.condominiocampestreelpenon.com