Los componentes del S.I.G son pilares fundamentales en el funcionamiento de la información, entre los cuales podemos mencionar: Datos, Metodologías, Equipamiento hardware, Programas de software y personas.
En la actualidad en la empresa se utilizan los siguientes:
1. Nautillus
Proporciona un punto de acceso integrado a los archivos y aplicaciones. El gestor de archivos permite realizar las siguientes funciones:
· Mostrar archivos y carpetas
· Gestionar archivos y carpetas.
· Ejecutar secuencias de órdenes.
· Personalizar archivos y carpetas.
· Abrir Direcciones URL especiales.
· Escribir datos en un CD.
Este programa permite guardar todos los datos del personal que ingresa al CCEP, de esta manera se lleva un control de permanencia del personal. Del mismo modo,se evidencian las observaciones internas que realizan las diferentes áreas administrativas acerca de novedades como PQR del cliente en determinado contexto u oficina, plasmando allí las consignas y las estrategias brindadas para la solución. Además, permite mayor conocimiento del cliente por parte del personal administrativo , al momento de brindar la atención.
A continuación se relacionará los diferentes perfiles que se tiene en el software Nautillus, allí se puede observar a clientes internos (propietarios, arrrendatarios), personal que labora en la empresa y otros perfiles que se manejan para brindar la mejor atención de nuestros servicios en el CCEP.
Clasificación de los perfiles en el Software Nautillus :
Fuente: www.condominiocampestreelpenon.com
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Al ser un software estratégico que se enfoca en el cliente, permite llevar un control absoluto y un historial de todas las actividades que se han desarrollado con los clientes. Entre sus funcionalidades y principales características, permite la creación y archivo de contactos a través del ingreso de todos los datos relacionados con el mismo y de acuerdo a la necesidad de la empresa, como por ejemplo: nombre, descripción del giro de negocio, dirección, personal de contacto, teléfono, correo electrónico, país de origen, entre otros.
Toda la información obtenida y el manejo óptimo de la misma a través de esta importante herramienta, permite obtener un conocimiento sólido del cliente e identificar sus preferencias, sus estilos, sus premisas, incluso durante todo el ciclo de vida de la empresa y convertirlas en ventajas competitivas para la consecución y elaboración de planes de mejora.
2. Hoja de cálculo: Excel
El área de Contabilidad, tesorería hacen uso frecuente de este software para llevar de una manera organizada y profesional los prcesos contables de los clientes internos y externos:
-Contabilización y control de bancos. (proveedores, clientes, pagos, cobros)
-Informes de Situación.
-Entrega de resúmenes y evaluaciones mensuales a los clientes internos y contratistas
-Asesoramiento continuado del cliente.
-Control y archivo de las cuentas restringidas de ingresos (tasas)
-Elaboración y gestión de las facturas con empresas externas.
-Seguimiento del cobro de las facturas.
-Mantenimiento direcciones de terceros.
-Supervisión, control y seguimiento de los contratos de investigación firmados entre los distintos centros de gasto y los servicios técnicos de investigación para la facturación.
3. Graficador: Los graficadores posibilitan la realización de ilustraciones simples como logotipos ,de igual forma de imágenes profesionales para mantener al cliente informado de los diferentes eventos, promociones, distracciones, torneos y demás que se desarrollarán o se ejecutan en el Condominio Campestre El Peñón. Por ende, se utilizan este tipo de estrategias :
-Photoshop, illustrator, audition, premiere, brackets (diseño web). página de internet, carteleras virtuales, boletín virtual y correo masivos.
La empresa, ha difundido en su página web , los diferentes contactos telefónicos de las áreas administrativas, chat interactivo, boletines y demás para tener un mayor canal de comunicación y ofrecer un servicio novedoso, actualizado y eficiente.
4. Software de comunicación: Estos programas permiten asociar o intercambiar información a partir de la interconexión de sus ordenadores. Para compartir la información se emplean líneas telefónicas, correos electrónicos Gmail. Mediante esto, se logra la efectiva comunicación en las diversas dependencias, las cuales tienen responsabilidad en la atención al cliente ,conllevando a tomar desiciones en pro de mejora, como también permitir el control de la información, llevando a cabo los procesos con calidad, ética profesional, compromiso y trabajo en equipo.
5. Un sistema informático: Es un sistema de información que basa la parte fundamental de su procesamiento, en el empleo de la computación, como cualquier sistema, es un conjunto de funciones interrelacionadas, hardware, software y de Recurso Humano. Un sistema informático normal emplea un sistema que usa dispositivos para programar y almacenar programas y datos. De esta manera , este sistema es indispensable para el desarrollo eficiente y eficaz del trabajo en equipo de cada una de las dependencias que tienen como responsabilidad llevar a cabo la calidad del servicio.
Además de esto, permite que la información que se recibe, se divida en dos actividades fundamentales:
1. Toma de decisiones
2. Control y manejo adecuado de la protección de la información. Toda la información se encuentra en el software Nautillus, seguidamente los formatos de autorización de tratamiento de datos personales se archiva en físico (archivo activo) y en tablas Excel, archivo memoria digital. El personal especialmente auxiliar administrativo , se encarga de manejar profesionalmente los datos personales tratados de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 decreto 1377 de 2013, decreto único reglamentario 1074 de 2013 y de más normas concordantes, de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares y exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la política mencionada.
Tratamiento y protección de datos personales
Fuente: www.condominiocampestreelpenon.com
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